Účetní práci určují termíny, které se nedají posunout. Měsíční přiznání k DPH, čtvrtletní reporting i roční závěrka závisejí na dokladech, které klienti posílají v podobě, jaká jim zrovna vyhovuje. Je možné postavit software a AI automatizaci, která zvládne opakující se část práce, tedy načítání faktur, párování plateb a shánění chybějících dokladů, aby se kvalifikovaní lidé mohli věnovat odbornému posouzení.
Co tento typ automatizace dokáže
Výzvy
Přijaté faktury chodí jako PDF, skeny a fotografie od desítek klientů v nejrůznějších formátech. Účetní přepisují údaje o dodavateli, částky, sazby DPH a data řádek po řádku. Je to pomalé, únavné a nejčastější zdroj chyb.
Párování bankovních výpisů s fakturami a platbami stále znamená procházení dlouhých seznamů a hledání podle částky. Částečné úhrady, hromadné platby a položky v cizí měně mění rutinní úkon v hodiny detailní práce v každém období.
Každé uzávěrkové období začíná stejnými e-maily s prosbou o chybějící účtenky, smlouvy a výpisy. Přehled o tom, kdo co poslal, se vede v tabulkách a tlak termínu nakonec dopadá na účetní, ne na klienta.
Podpůrné doklady, schválení a korespondence leží v e-mailových schránkách, na discích a v účetním programu. Sestavení auditního spisu znamená sbírat důkazy z několika míst a navíc doložit, že se po uzavření nic nezměnilo.
Co se dá postavit
Automatické vytěžení dodavatele, částek, sazeb DPH, dat a jednotlivých položek z libovolného formátu faktury, s kontrolními pravidly, detekcí duplicit a strukturovaným exportem do vašeho účetního softwaru.
Párovací logika, která spojí bankovní transakce s fakturami a platbami, poradí si s částečnými i hromadnými úhradami a účetnímu předkládají k rozhodnutí jen skutečné výjimky.
Portály, kde klienti nahrávají doklady, přesně vidí, co za dané období ještě chybí, a dostávají automatické upomínky. Nahradí to ruční urgence před každým termínem DPH i před uzávěrkou.
Nástroje, které sestaví podklady pro přiznání k DPH, kontrolní hlášení a pravidelné manažerské reporty, aplikují vaše interní kontroly a upozorní na nesrovnalosti ještě před podáním, ne až po něm.
Strukturované workflow pro kontrolu a schvalování s úplným a nezměnitelným záznamem o tom, kdo co a kdy udělal. Auditní spisy i interní kontroly kvality tak vznikají ze systému, ne z paměti.
Potenciál úspory
Jde o modelové odhady toho, co tento typ automatizace dokáže — nikoli o naměřené výsledky z našich projektů. Přesná čísla přepočítáme na vašich reálných objemech a systémech dřív, než se k čemukoli zavážete.
Kontakt
Napište nám o svém projektu, o úzkém místě ve vašich procesech nebo o starším systému, ze kterého jste vyrostli. Jsme dostupní 24/7 a na zprávy reagujeme obratem — s konkrétními dalšími kroky, nezávazně a bez obchodního divadla.
info@durfinasystems.com +421 918 513 248
Napište nám