Účtovnícka práca je ohraničená termínmi, ktoré sa neposúvajú. Mesačné priznania k DPH, štvrťročné výkazy aj ročná závierka závisia od dokladov, ktoré klienti pošlú v akejkoľvek podobe im vyhovuje. Je možné postaviť softvér a AI automatizáciu, ktoré prevezmú opakovanú časť, vyťaženie faktúr, párovanie a dopĺňanie dokladov, aby kvalifikovaní ľudia trávili čas odborným úsudkom.
Čo tento typ automatizácie dokáže
Výzvy
Prijaté faktúry chodia ako PDF, skeny a fotografie od desiatok klientov v rôznych rozloženiach. Zamestnanci prepisujú dodávateľa, sumy, sadzby DPH a dátumy riadok po riadku, čo je pomalé, únavné a najčastejší zdroj chýb.
Priraďovanie bankových výpisov k faktúram a platbám stále znamená scrollovanie v zoznamoch a vyhľadávanie podľa sumy. Čiastočné úhrady, hromadné prevody a položky v cudzej mene menia rutinu na hodiny detailnej práce v každom období.
Každé uzávierkové obdobie sa začína tými istými e-mailami so žiadosťou o chýbajúce doklady, zmluvy a výpisy. Prehľad o tom, kto čo poslal, sa vedie v tabuľkách a tlak termínu dopadá na účtovníka, nie na klienta.
Podporné doklady, schválenia a korešpondencia sedia v e-mailových schránkach, na diskoch a v účtovnom softvéri. Poskladať audítorský spis znamená zbierať dôkazy z niekoľkých miest a preukazovať, že sa spätne nič nezmenilo.
Čo sa dá postaviť
Automatické vyťaženie dodávateľa, súm, sadzieb DPH, dátumov a jednotlivých položiek z ľubovoľného rozloženia faktúry, s validačnými pravidlami, detekciou duplicít a štruktúrovaným exportom do vášho účtovného softvéru.
Párovacie mechanizmy, ktoré spoja bankové transakcie s faktúrami a platbami, zvládnu čiastočné aj hromadné úhrady a účtovníkovi predložia na rozhodnutie len skutočné výnimky.
Portály, kde klienti nahrávajú doklady, presne vidia, čo za obdobie ešte chýba, a dostávajú automatické pripomienky, čím nahradia ručné naháňanie pred každým termínom DPH a uzávierky.
Nástroje, ktoré poskladajú podklady pre priznania k DPH, kontrolné výkazy a pravidelné manažérske reporty, aplikujú kontroly vašej firmy a označia nezrovnalosti pred podaním, nie po ňom.
Štruktúrované workflow pre kontrolu a schvaľovanie s úplnými a nemennými záznamami o tom, kto čo a kedy urobil, aby sa audítorské spisy a interné kontroly kvality skladali zo systému a nie z pamäti.
Potenciál úspory
Ide o modelové odhady toho, čo tento typ automatizácie dokáže — nie o namerané výsledky z našich projektov. Presné čísla prepočítame na vašich reálnych objemoch a systémoch ešte predtým, než sa k čomukoľvek zaviažete.
Kontakt
Napíšte nám o vašej firme, o úzkom mieste vo vašich procesoch alebo o legacy systéme, z ktorého ste vyrástli. Sme dostupní 24/7 a na správy reagujeme obratom — s konkrétnymi ďalšími krokmi, bez záväzkov a bez obchodného divadla.
info@durfinasystems.com +421 918 513 248
Napíšte nám